Najpierw ustal, co zostało odrzucone
Komunikat systemu o błędzie pliku to nie to samo co odmowa sądu. Zapisz pełną treść komunikatu, datę próby wysyłki i numer zgłoszenia, jeśli został nadany. Ustal, czy problem dotyczy dokumentu, podpisu, uprawnienia zgłaszającego, czy rozstrzygnięcia sądu.
Sprawdź plik i podpisy
- Czy załączono właściwy plik, a nie jego podgląd, wydruk lub skan?
- Czy struktura elektroniczna odpowiada rodzajowi dokumentu i właściwemu okresowi sprawozdawczemu?
- Czy plik nie został uszkodzony albo zmieniony po podpisaniu?
- Czy dołączono wymagane podpisy i pozostałe dokumenty, a ich weryfikacja przebiega prawidłowo?
Techniczną diagnozę warto wykonać wspólnie z osobą prowadzącą księgi i dostawcą oprogramowania. Nie należy samodzielnie zmieniać zatwierdzonych wartości finansowych tylko po to, by plik przeszedł walidację.
Sprawdź osobę dokonującą zgłoszenia
Odrębnym problemem może być identyfikacja lub umocowanie osoby składającej dokumenty. Porównaj dane zgłaszającego z aktualnymi danymi rejestru i wymaganiami wybranej usługi. Zasady podpisania samego sprawozdania nie są tożsame z zasadami zgłoszenia dokumentów do rejestru.
Dobierz właściwą ścieżkę
Dokumenty finansowe składa się elektronicznie. Ministerstwo Sprawiedliwości udostępnia Repozytorium Dokumentów Finansowych oraz usługi rejestrowe. Jeżeli nie można skorzystać z bezpłatnego zgłoszenia do RDF, może być potrzebna ścieżka płatnego wniosku wskazana przez oficjalny system. Nie jest to jednak uniwersalne rozwiązanie każdego błędu XML ani każdej odmowy.
Przed ponowną wysyłką sprawdź aktualną instrukcję usługi i charakter problemu. Nie zakładaj, że historyczna nazwa formularza albo dawna opłata pozostają właściwe.
Gdy potrzebna jest korekta dokumentów
Naprawa technicznej struktury, zmiana danych finansowych i zmiana uchwały zatwierdzającej to różne czynności. Nie można rozstrzygnąć ich dopuszczalności jednym zdaniem. Trzeba ustalić, co ma zostać zmienione, na jakim etapie znajduje się sprawozdanie i jakie skutki przewidują przepisy rachunkowe oraz korporacyjne.
Jeżeli zbliża się termin złożenia albo otrzymano wezwanie lub rozstrzygnięcie sądu, przekaż dokumenty do indywidualnej analizy. Zachowanie śladu prób wysyłki pomaga odtworzyć przebieg sprawy, ale samo w sobie nie zastępuje prawidłowego wykonania obowiązku.
