En mayo entró en vigor una reforma del Código del Trabajo que modifica las reglas sobre tratamiento de datos personales. Gracias a ella, el empleador dispone por fin de certeza sobre cómo cumplir el RGPD.
Tratamiento de datos personales sin consentimiento
Candidatos
Tras la reforma, el Código del Trabajo contiene una relación de datos que el empleador puede tratar sin consentimiento del trabajador. Conforme al artículo 221 § 1 del Código del Trabajo, puede solicitarse a los candidatos:
- nombre o nombres y apellidos;
- fecha de nacimiento;
- datos de contacto indicados por la persona;
- formación académica;
- cualificaciones profesionales;
- trayectoria laboral anterior.
No todas las profesiones requieren una formación, cualificación o experiencia determinadas. Por ello, el legislador prohíbe tratar información de las tres últimas categorías sin consentimiento del candidato cuando no sea necesario.
Trabajadores
El empleador solicitará además a sus trabajadores:
- dirección de residencia;
- número PESEL o, en su defecto, tipo y número del documento de identidad;
- datos del trabajador y de sus hijos necesarios para ejercer derechos específicos previstos en la normativa laboral;
- formación académica;
- formación y trayectoria laboral anterior, si no se obtuvieron durante la selección;
- número de la cuenta de pago.
Tratamiento de datos no incluidos en la relación
En virtud de otra disposición legal
Las nuevas disposiciones permiten al empleador tratar los datos de candidatos o trabajadores necesarios para ejercer un derecho o cumplir una obligación legal. De este modo, no necesita el consentimiento del interesado para esos fines.
Sobre la base del consentimiento
Con el consentimiento del candidato o trabajador, el empleador puede tratar datos personales conforme a las reglas generales, salvo información sobre condenas. La falta de consentimiento no puede tener consecuencias negativas, incluida la denegación de empleo o la extinción del contrato de trabajo.
Tratamiento de categorías especiales de datos personales
Regla general
El empleador puede tratar categorías especiales de datos con consentimiento del trabajador cuando este los facilite por iniciativa propia. Incluyen, por ejemplo, origen racial o étnico, opiniones políticas y convicciones religiosas o filosóficas. Para el empleador pueden ser especialmente relevantes la afiliación sindical, los datos biométricos y los relativos a la salud. Estos datos deben ser tratados por personas autorizadas por escrito, que además están obligadas a mantenerlos confidenciales.
Datos biométricos
Existen dos excepciones a la regla anterior en relación con los datos biométricos. En primer lugar, el empleador puede tratarlos para controlar el acceso a información especialmente importante cuya divulgación pueda perjudicarlo. En segundo lugar, para controlar el acceso a dependencias que requieren especial protección.
Videovigilancia
Principios generales
El empleador puede instalar vigilancia en el centro de trabajo o sus alrededores cuando sea necesaria, es decir, cuando no pueda lograrse por otros medios, para garantizar la seguridad de los trabajadores, proteger bienes, controlar la producción o salvaguardar información cuya divulgación pueda perjudicarlo. Los fines, alcance y forma de uso se fijan en el convenio colectivo o reglamento de trabajo. Si no está obligado a disponer de reglamento ni está sujeto a convenio, deberá publicar un aviso con esa información. Además, informará a los trabajadores dos semanas antes del inicio y a los nuevos empleados por escrito antes de comenzar a trabajar. Las zonas vigiladas deberán señalizarse claramente al menos un día antes de activar el sistema.
Dependencias especiales
El Código del Trabajo prohíbe la vigilancia en las dependencias de las organizaciones sindicales del centro. Excepcionalmente, con consentimiento del sindicato o de los representantes de los trabajadores, puede instalarse en instalaciones sanitarias, vestuarios, comedores y salas de fumadores. Solo es posible si no vulnera la dignidad ni otros derechos de la personalidad del trabajador, en particular mediante la anonimización de las personas presentes.
Conservación
El empleador puede conservar las grabaciones hasta tres meses, salvo que constituyan prueba en un procedimiento o tenga conocimiento de que pueden servir como prueba en un procedimiento legal. En el segundo caso, el plazo se amplía hasta la resolución firme. Transcurridos esos plazos, deberán destruirse, salvo disposición específica en contrario.
Supervisión del correo electrónico
Cuando sea necesario, el empleador puede supervisar el correo electrónico aplicando, en lo que corresponda, las reglas generales anteriores. Lo justifican una organización que permita aprovechar íntegramente el tiempo de trabajo y el uso adecuado de las herramientas facilitadas al trabajador.
Para más información sobre el RGPD, consulte nuestro artículo sobre la entrada en vigor de la normativa europea de protección de datos. También le recomendamos nuestro artículo sobre los cambios de enero de 2019 en la llevanza y conservación de expedientes laborales. El Código del Trabajo reformado puede descargarse del sitio web del Sistema de Actos Jurídicos en Internet. 
