#100zmianDlaFirm – Pakiet ułatwień dla przedsiębiorców

 

24 października 2017 roku Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. Zmiany te są jedną z propozycji Planu na rzecz odpowiedzialnego rozwoju (pierwszego pakietu ułatwień dla przedsiębiorców – #100zmianDlaFirm). Rozwiązania znajdujące się w projekcie ustawy w znaczny sposób zmniejszą obciążenia biurokratyczne, które obecnie obowiązują pracodawców i przedsiębiorców.

Najważniejsze propozycje znajdujące się w projekcie ustawy dotyczą skrócenia okresu przechowywania akt pracowniczych z 50 do 10 lat.

Zgodnie z obowiązującymi obecnie przepisami akta osobowe pracodawca ma obowiązek przechowywać przez cały okres zatrudnienia oraz przez 50 lat licząc od dnia zakończenia stosunku pracy. W projekcie ustawy znalazł się zapis, by okres ten skrócić do 10 lat. Projekt ustawy zakłada także, iż pracodawca będzie mógł skrócić okres przechowywania dokumentacji pracowniczej obecnych lub byłych pracowników, którzy nawiązali stosunek pracy po 1998 r. Ma to być możliwe po złożeniu przez pracodawcę oświadczenia o zamiarze przekazania za te osoby raportu informacyjnego, zawierającego informacje niezbędne do wyliczenia emerytury lub renty.

Ulepszenie to ma znacząco ułatwić archiwizację dokumentów pracowniczych oraz zaoszczędzić środki pieniężne pracodawców. Szacuje się, iż długie przechowywanie akt pracowniczych generuje rocznie u pracodawców koszty w wysokości około 130 mln zł.

W związku z prowadzeniem dokumentacji pracowniczej, przypominamy m.in., iż obecnie dokumentacja ta musi być przechowywana w archiwum zakładowym, a w przypadku gdy następuje likwidacja pracodawcy wszelkie dokumenty muszą zostać przekazane podmiotowi prowadzącemu działalność w zakresie przechowywania dokumentacji, co często stanowi istotny problem dla pracodawców. Warto także wiedzieć, iż pracodawca, który nie prowadzi poprawnie dokumentacji pracowniczej (w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, aktami osobowymi) bądź przechowuje ją w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem jest narażony na karę grzywny w wysokości 1 000 zł do 30 000 zł.

Prowadzenie i przechowywanie akt osobowych pracowników w formie elektronicznej

W projekcie ustawy znajduje się także propozycja dotycząca dania możliwości pracodawcy wyboru sposobu przechowywania dokumentacji w wersji papierowej lub elektronicznej. Jeśli pracodawca wybierze formę elektroniczną, nie będzie miał obowiązku przechowywać akt osobowych w formie papierowej, co zgodnie z obecnie obowiązującymi przepisami jest wymagane. Elektroniczne akta osobowe powstawać będą poprzez specjalny system teleinformatyczny i podpisywanie kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Zakłada się także digitalizacje już istniejących dokumentów w wersji papierowej poprzez konwersje dokumentów w wersję elektroniczną, uwierzytelnioną przez pracodawcę za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Przypominamy, iż pracodawca przechowujący akta osobowe jest zobowiązany zastosować środki zapewniające ochronę danych. Przede wszystkim należy zabezpieczyć je przed utratą, uszkodzeniem, zniszczeniem oraz udostępnieniem ich osobom nieupoważnionym. Często pociąga to za sobą dużo problemów logistycznych dotyczących miejsca przechowywania dokumentacji (archiwum zakładowe, zamykane szafy itp.). Elektroniczne teczki osobowe mają być natomiast być cyfrowo zabezpieczone, tak by nie dochodziło do utraty danych przez pracodawców oraz udostępniania ich osobom nieupoważnionym.

Nowe regulacje powinny obowiązywać od 1 stycznia 2019 r.