Czym jest fikcja doręczenia?

Z terminem „fikcja doręczenia” możemy spotkać się w ramach różnych spraw sądowych oraz administracyjnych, co więcej może on dotyczyć każdego z nas. Fikcją doręczenia nazywane jest z góry przyjęte pod pewnymi warunkami założenie przyjmowane przez sądy lub organy, że skierowane do określonego odbiorcy pismo zostało skutecznie doręczone, pomimo, że w rzeczywistości adresat  pisma nie odebrał. Brak faktycznego doręczenia może wynikać z różnych przyczyn np. fizycznej nieobecności odbiorcy pod wskazanym adresem lub zamierzonego zaniechania przyjęcia pisma.

Każda z obowiązujących obecnie procedur sądowych i administracyjnych zawiera odrębne regulacje w zakresie doręczenia pism, jednakże główne zasady doręczeń są takie same. W zdecydowanej większości wszystkie pisma procesowe wysyłane są do adresatów za pośrednictwem poczty tradycyjnej w formie przesyłki poleconej. Odbiorca w momencie doręczenia przesyłki przez listonosza potwierdza to swoim własnoręcznym podpisem oraz datą. Odbiorcą przesyłki może być również osoba inna niż wskazany adresat np. dorosły domownik. Pokwitowanie odbioru przesyłki zawierające podpis odbierającego pismo wraz z datą doręczenia stanowi potwierdzenie dla sądu lub organu, że pismo zostało skutecznie doręczone adresatowi. Co więcej, potwierdzenie odbioru przesyłki nabiera szczególnego znaczenia w przypadku pism, od których doręczenia uzależnione są określone skutki prawne lub liczone są terminy procesowe.

Pod jakimi warunkami przyjmuje się fikcje doręczenia?

Bardzo często spotykamy się z mylnym twierdzeniem, że odmowa odebrania lub unikanie odbioru przesyłki uchroni nas przed negatywnymi konsekwencjami. Ustawodawca słusznie przewidział, że niektórzy adresaci pism będą celowo odmawiać lub unikać odbioru pism procesowych, dlatego też wprowadził w polskim prawie instytucję fikcji doręczenia. W przypadku odmowy odebrania listu listonosz powinien sporządzić odpowiednią adnotację, która będzie stanowić podstawę dla sądu lub organu dla przyjęcia, że list został skutecznie doręczony.

Natomiast, w sytuacji, gdy adresat nie jest fizycznie obecny pod wskazanym adresem i nie ma możliwości doręczenia przesyłki w podstawowy sposób zastosowanie znajdzie procedura awizowania przesyłki. Zazwyczaj polega ona na tym, że listonosz bądź kurier pozostawia pisemne zawiadomienie dla adresata, które zawiera informacje o tym, że w danym dniu nie odebrano przesyłki oraz wskazuje 7-dniowy termin oraz miejsce, gdzie adresat będzie mógł odebrać przesyłkę. Jeżeli przesyłka nie zostanie odebrana to wówczas pozostawiane jest adresatowi ponowne zawiadomienie z zastrzeżeniem, iż jest to powtórne awizo. Po bezskutecznym upływie terminu wynoszącego łącznie 14 dni od dnia pierwszego awizowania przesyłka jest zwracana do nadawcy. Zgodnie z obowiązującymi przepisami sądy i organy przyjmują wówczas, że doręczenie nastąpiło ostatniego dnia, w którym adresat mógł odebrać przesyłkę, a więc z reguły 14 dnia od dnia pierwszego zawiadomienia.

Z uwagi na rozpowszechnione w naszym kraju przekonanie, że brak odbioru listu może pozwolić uniknąć odpowiedzialności lub odwlec ją w czasie, sądy i organy zmuszone są do częstego korzystania z przepisów dotyczących fikcji doręczenia. Adresaci bardzo często dowiadują się o jej skutkach dopiero na etapie, gdy postępowanie jest już w zaawansowanym stadium. Wówczas okazuje się, że środki ochrony np. dłużników są znacznie ograniczone.

Oczywiście, w niektórych przypadkach, gdy adresat faktycznie nie miał możliwości odebrania przesyłki z uwagi na wyjątkowe okoliczności np. długotrwały pobyt w szpitalu lub wyjazd zagraniczny prawo przewiduje możliwość obalenia fikcji doręczenia i ewentualnych negatywnych skutków jej przyjęcia.

Zmiana przepisów

Planowana reforma procedury cywilnej może dotknąć także przepisy o doręczeniu oraz przyjmowania przez sądy cywilne fikcji doręczenia. Ustawodawca przewiduje zmiany, które spowodują, że procedura podwójnego awizowania przesyłek nie będzie rodziła skutku doręczenia. Co więcej, nowe regulacje miałyby przewidywać, że za doręczenie przesyłek sądowych odpowiedzialni będą komornicy. Podobne rozwiązania funkcjonują już w innych krajach europejskich. Reforma wzbudza na dzień dzisiejszy mnóstwo wątpliwości wśród prawników. Z jednej strony może przyczynić się do usprawnienia działalności sądów i przyśpieszenia postępowania, natomiast z drugiej strony może okazać się znacznym utrudnieniem dla wierzycieli.