Z dniem 1 stycznia 2019 r. wejdą w życie zmiany dotyczące prowadzenia akt pracowniczych. Pracodawcy będą mogli przechowywać dokumenty pracownicze przez krótszy okres czasu (10 lat) oraz decydować, czy chcą prowadzić akta pracownicze w postaci papierowej, czy elektronicznej.

 

Skrócenie okresu przechowywania

Aktualnie pracodawca ma obowiązek przechowywać dokumentację pracowniczą przez okres nie krótszy niż 50 lat. Przepisy wchodzące w życie z dniem 1 stycznia 2019 r. skrócą ten okres do 10 lat i będą one obejmowały pracowników:
– zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r.,
– zatrudnionych w latach 1999 a 2019, ale pod warunkiem złożenia przez pracodawcę do ZUS: oświadczenia ZUS OSW i raportu informacyjnego ZUS RIA.

W przypadku pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. dokumentacja będzie przechowywana na dotychczasowych zasadach, czyli 50 lat.

Tworzenie dokumentacji w wersji elektronicznej

Nowe dokumenty
W przypadku posiadania przez pracodawcę oraz pracownika podpisu elektronicznego, dokumenty będą mogły być tworzone pierwotnie jako elektroniczne. W sytuacji braku podpisu, możliwe będzie tworzenie dokumentacji elektronicznej poprzez odwzorowanie cyfrowe dokumentu papierowego i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej osoby.

Zmiana dotychczasowych dokumentów papierowych na wersję elektroniczną
Przy zmianie dokumentacji pracowniczej z wersji papierowej na elektroniczną, konieczne będzie przygotowanie odwzorowania elektronicznego (skanów), a następnie dokonanie podpisu kwalifikowanym podpisem elektronicznym, potwierdzającym zgodność odwzorowania z wersją papierową.

Informacja dla pracowników
Konieczne będzie poinformowanie pracowników (aktualnych oraz byłych) o zmianie formy przechowywania oraz prowadzenia dokumentacji pracowniczej, a także o możliwości odbioru wspomnianych dokumentów do 30 dni od przekazania informacji. Po upływie wskazanego terminu pracodawca będzie mógł zniszczyć dotychczasową postać dokumentów.